隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，一個現(xiàn)代化的多功能會議室除了要滿足傳統(tǒng)簡單的會議要求外，還應(yīng)具有高雅格調(diào)的優(yōu)美音質(zhì)、清晰的圖像演示。它由大屏幕顯示、多媒體音視頻信號源、音響、切換和中央集成控制幾大部分組成，選取具備先進(jìn)功能的DVD和錄像機(jī)以及實物和圖文傳送器，通過大屏幕投影機(jī)還原其圖像，通過中央集成控制設(shè)備，控制室內(nèi)所有影音設(shè)備、信號切換、燈光、屏幕升降、音量調(diào)節(jié)等等功能，大大提高會議的工作效率和簡化復(fù)雜的操作，能適合所有人士使用而不需要具備專業(yè)知識。
　　智能多媒體會議系統(tǒng)，實現(xiàn)了數(shù)字會議系統(tǒng)與中央控制系統(tǒng)的無縫連接，整合了包括音響擴(kuò)聲系統(tǒng)、會議討論系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、投票表決系統(tǒng)、自動跟蹤攝像系統(tǒng)、多媒體視頻系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)視頻會議系統(tǒng)等多個子系統(tǒng)；在無線觸摸屏操控下，通過中央集成控制系統(tǒng)將以上各子系統(tǒng)與整個會議環(huán)境有機(jī)的結(jié)合成為一個整體，實現(xiàn)了會議的智能化管理。
　　中央控制設(shè)備為系統(tǒng)設(shè)計之靈魂，集中了燈光、機(jī)械、投影及視音頻控制手段于一體，為使用者提供簡單、直接的控制方案，令使用者能方便地掌握整個空間環(huán)境各設(shè)備的狀態(tài)及功能。
　　多功能會議廳的音響效果需滿足國家廳堂擴(kuò)聲系統(tǒng)設(shè)計的聲學(xué)特性指標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。在建筑聲學(xué)配合的基礎(chǔ)上，一般還需要通過使用擴(kuò)聲設(shè)備進(jìn)行音效補(bǔ)償。
　　擴(kuò)聲系統(tǒng)主要由三大部分組成：聲源、中央控制處理設(shè)備（調(diào)音臺）、揚(yáng)聲器系統(tǒng)。
　　會議發(fā)言系統(tǒng)包括手拉手會議討論系統(tǒng)、投票表決系統(tǒng)和同聲傳譯系統(tǒng)。
　　在會議討論系統(tǒng)的每臺設(shè)備上增加投票表決功能，用來進(jìn)行選舉及投票會議。
　　同聲傳譯系統(tǒng)用來進(jìn)行國際間會議交流。使用多語種的參會代表一起開會的過程中，當(dāng)使用任意一語種的代表發(fā)言時，由同聲翻譯員即時翻譯成其它語種，通過語言分配系統(tǒng)送達(dá)每一個參會代表前，使其可以選聽自己所懂的語言，達(dá)到多語言交流的目的。
　　自動跟蹤攝像系統(tǒng)可為會議提供高質(zhì)量的現(xiàn)場視頻圖像信號資源。它能通過數(shù)字發(fā)言系統(tǒng)激活，在無人操作的情況下準(zhǔn)確、快速地對發(fā)言人進(jìn)行特寫。其采集到的信號可輸出給大屏幕背投影系統(tǒng)及遠(yuǎn)程視頻會議系統(tǒng)。
　　發(fā)言系統(tǒng)的中央控制器的一個控制端口連接到視頻矩陣的控制端口，當(dāng)發(fā)言系統(tǒng)的某話筒開啟后，中央控制器將串口命令發(fā)送給視頻矩陣，視頻矩陣根據(jù)預(yù)先設(shè)置好的操作程序，對相應(yīng)的攝像機(jī)發(fā)出操作命令，并同時將此攝像機(jī)的拍攝的信號從輸出口輸出到會議視頻系統(tǒng)或遠(yuǎn)程視頻會議系統(tǒng)。
　　隨著電腦技術(shù)的發(fā)展，多媒體視頻系統(tǒng)已成為現(xiàn)代會議系統(tǒng)不可或缺的部分，其內(nèi)容主要包括可聯(lián)電腦的投影系統(tǒng)，實物投影系統(tǒng)，智能白板等，以滿足現(xiàn)代化信息交流的需要。通過它可以把已有的其他信號，如閉路電視，廣播電視、網(wǎng)絡(luò)電視會議信號等送入該多媒體會議系統(tǒng)；還可把每個會場的多媒體會議信號送出到網(wǎng)絡(luò)出口，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)電視會議交流。
遠(yuǎn)程視頻會議系統(tǒng)利用通信線路實時傳送兩地或多個會議地點與會者的形象、聲音、以及會議資料圖表和相關(guān)實物的圖像等, 使身居不同地點的與會者互相可以聞聲見影, 如同坐在同一間會議室中開會一樣。
　　智能會議系統(tǒng)與以往的會議系統(tǒng)相比，具有顯著的優(yōu)點：集成化的設(shè)計使會議室中的所有設(shè)備有機(jī)的統(tǒng)一在一起，從而大大豐富了整個會議的功能，明顯提高了效率。液晶觸摸屏直觀化、可視化的操作界面使繁多設(shè)備的被控變得簡便、快捷。